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Puede parecer que la elección del papel para etiquetas de envío no es muy importante, pero, en realidad, afecta en gran medida la eficiencia logística y la satisfacción del cliente. Existe una tendencia clara entre las empresas exitosas de comercio electrónico y logística: priorizan la selección del papel sobre el que imprimen sus etiquetas. Cada escenario logístico requiere un tipo específico de papel para etiquetas, y reconocer estas necesidades es fundamental para evitar errores y maximizar la eficiencia operativa.
Lecciones aprendidas de la industria del etiquetado para envíos
Cuando el papel de etiquetas y las condiciones de envío no coinciden, pueden surgir numerosos problemas. Un minorista regional de comercio electrónico tuvo dificultades con etiquetas que se desprendían de los paquetes. Su papel tenía un adhesivo débil que no lograba adherirse a las cajas dentro de los camiones de reparto refrigerados. Tras cambiar a un papel de etiquetas con adhesivo permanente de alta potencia, su tasa de envíos mal dirigidos disminuyó un 70 %. Otro ejemplo es el de un fabricante de alimentos congelados, cuyo papel presentaba problemas como decoloración y manchas al entrar en contacto con la condensación proveniente de los productos congelados. El cambio a un papel de etiquetas sintético resistente a la humedad y a bajas temperaturas resolvió el problema. Estos casos demuestran que la selección del papel de etiquetas constituye una decisión estratégica basada en las condiciones específicas de envío.
Elementos distintivos del papel de etiquetas para envíos de calidad
Cuando se trata de papel de alta calidad para etiquetas de envío, hay varias características importantes a las que prestar atención. La primera es el tipo de papel: para envíos a corto plazo, el papel térmico es la mejor opción, ya que produce impresiones nítidas y sin tinta, pero se deteriora por el calor y la luz solar. Para envíos de larga distancia, y especialmente para envíos internacionales, el polipropileno ofrece un papel sintético y resistente que soporta la humedad, los desgarros y las bajas temperaturas. Para envíos ligeros, especialmente aquellos realizados por marcas comprometidas con el medio ambiente, el papel kraft —menos resistente a la humedad— es una buena opción.
Otra cualidad importante a considerar es la resistencia del adhesivo. Para algunas etiquetas, el tipo despegable es perfectamente adecuado; sin embargo, las etiquetas de envío requieren un adhesivo permanente de mayor poder adhesivo («tack»), que garantice que las etiquetas resistan manipulaciones bruscas y, lo que es fundamental, permanezcan adheridas bajo distintas condiciones climáticas y temperaturas. La calidad del adhesivo también afecta a la calidad de impresión. Un buen papel para etiquetas cumple los requisitos necesarios para asegurar su compatibilidad con la mayoría de las impresoras de etiquetas de envío (térmicas, láser e inkjet) y produce códigos de barras y texto nítidos y escaneables.
Normas industriales y recomendaciones de analistas del sector
Los consejos de los analistas del sector y las normas industriales pueden combinarse al elegir papel para etiquetas. Por ejemplo, una de las normas ASTM (Sociedad Estadounidense para Ensayos y Materiales) D4330 ayuda a los fabricantes de papel y etiquetas a mejorar las etiquetas de envío, de modo que estas se adhieran correctamente en distintas condiciones climáticas (alta y baja humedad) y temperaturas. Expertos de la Asociación Nacional de Expedidores han señalado que los documentos de envío que cumplen con la norma ISO 15416 (la que regula la calidad de los códigos de barras impresos sobre el papel) pueden reducir los errores de envío en un 30 %.
Sin duda, los analistas y consultores logísticos, citando a la Asociación de Gestión de la Cadena de Suministro, señalan cómo el papel para etiquetas contribuye a optimizar los negocios. En concreto, mencionan que el uso de papel resistente al agua y adecuado para condiciones climáticas adversas en las etiquetas permite acelerar en un 15 % el tiempo de procesamiento de los paquetes. Estas fuentes de información subrayan la utilidad del papel para etiquetas más allá de su mera condición de artículo de suministro necesario, ya que dicho papel puede mejorar sustancialmente la eficiencia y la fiabilidad de toda la cadena de suministro.
Aplicable a la selección correcta del papel para etiquetas
La selección del papel adecuado para etiquetas ayuda a eliminar problemas logísticos y aporta valor empresarial de forma tangible. Los ahorros de costes, derivados de los escasos problemas de rendimiento de las etiquetas —que provocaban su reimprimir, la repetición del embalaje y la pérdida de los paquetes— son fácilmente identificables. En el caso de una empresa logística de tamaño mediano, se determinó que el cambio a un papel sintético más duradero para etiquetas permitió ahorrar a la empresa 12 000 dólares estadounidenses anuales en cargos por envíos retrasados y sustitución del papel.
La confianza en una marca es un factor muy importante para cualquier empresa. Por ejemplo, dicha confianza se manifiesta claramente cuando las etiquetas son legibles y están presentes. Es fundamental que estas etiquetas estén limpias y sin manchas, ya que, de lo contrario, los clientes podrían perder la confianza en la empresa. Las investigaciones con consumidores indican que, cuando los clientes reciben un paquete al que le falta una etiqueta o cuya etiqueta está borrosa o manchada, pierden la confianza en esa empresa. La etiquetación también resulta crucial al realizar envíos internacionales: existen multas y trámites aduaneros que pueden afectar gravemente a la empresa. Para una empresa en expansión, además, deben cumplirse también las normativas de la Unión Europea (UE) aplicables a los envíos internacionales. Esto es fundamental para garantizar que el envío se realice sin contratiempos y sin tener que lidiar con trámites aduaneros innecesarios.
Finalmente, cuando se trata de objetivos comerciales y envíos internacionales, equilibrar la funcionalidad es clave para el éxito. Las empresas pueden tomar mejores decisiones de envío para optimizar su logística. Los clientes satisfechos pueden ser el resultado de una etiqueta mejorada y de una etiqueta que presente características positivas en cuanto al envío.